Kegiatan yang paling sering dilakukan sepanjang saya bergabung dengan kantor tempat kerja sekarang adalah meeting. Bahkan hampir tidak mungkin ada 3 hari berlalu tanpa ada jadwal meeting di dalamnya. Durasinya juga beragam, ada yang cuma satu jam dan ada juga yang sepanjang hari.
Sebagai pekerja, meeting memang jadi bagian yang akan selalu mengikuti segala rangkaian kerja lainnya. Namun, sering juga tidak berjalan efektif dan hanya menghabiskan tenaga dan waktu yang seharusnya bisa dialokasikan ke pekerjaan lain yang lebih mendesak. Saya rasa bukan dua atau tiga orang saja yang punya masalah dengan kegiatan meeting yang tidak efektif, makanya kali ini saya mau berbagi 7 cara supaya meeting di kantor kamu bisa lebih efektif dan berjalan optimal.
7 Cara agar Meeting lebih Produktif dan tidak Membuang Waktu
1. Tentukan topik yang akan dibahas
Sering bukan kamu merencanakan meeting dan memborong banyak ide pikiran yang mau disampaikan saat meeting? First thing first, supaya berjalan produktif, kamu harus menentukan dulu objek yang akan dibahas saat kegiatan berlangsung.
Saya sendiri membiasakan memberi judul spesifik dan agenda meeting di badan email undangan meeting. Jadi, para peserta juga bisa mempersiapkan diri dengan materi yang akan dibahas tersebut. Menentukan objek yang akan dibahas juga membantu kamu membatasi pertanyaan dan diskusi supaya tidak meluas dan melebar ke bahasan yang sudah di luar topik utama.
2. Slide presentasi akan lebih optimal
Sebagai pihak yang penyelenggara, setelah menentukan objek yang akan dibahas kamu juga perlu menyiapkan materi yang akan disampaikan. Supaya pertemuan bisa produktif, kamu bisa siapkan beberapa slide presentasi yang isinya poin utama dari ide atau temuan masalah yang akan kamu bawa ke meja diskusi. Pernah suatu kali saya mengikuti meeting yang cukup tradisional, hanya membawa catatan masing-masing tanpa ada slide atau tampilan yang bisa dilihat bersama dari pihak presenter. Alhasil, saat selesai, peserta banyak bergumam karena baru ingat pertanyaan yang mau disampaikan. Selain itu, tidak banyak juga yang berinisiatif menulis intisari dari materinya.
Sekarang ini juga sudah banyak aplikasi yang bisa kamu pakai untuk menyiapkan materi presentasi seperti Prezi atau yang sederhana dari Microsoft pun bisa kamu manfaatkan. Tampilan presentasi yang sesuai dengan bahasan juga bisa menarik konsentrasi serta ide kreatif peserta lainnya—jadi, maksimalkan cara ini, ya!
3. Undang orang-orang yang terkait bahasan saja
Mengundang terlalu banyak orang jadi salah satu faktor meeting menjadi tidak produktif. Terlalu banyak pendapat dan keinginan yang harus didengar dan ditampung, sementara waktu terus berjalan dan solusi utama yang dicari belum juga ditemukan. Sedikit eksklulsif tidak masalah, asalkan orang diundang meeting memang tepat sasaran sesuai kebutuhan dan tujuan meeting yang kamu adakan.
Sayangnya, di meeting yang diatur oleh orang atau divisi lain kamu memang tidak bisa banyak bersuara untuk memilih peserta yang diundang. Biasanya faktor politis di kantor juga menjadi penyebab masih sulitnya membatasi jumlah peserta agar kegiatan lebih produktif.
4. Durasi meeting yang efisien
Menentukan lamanya meeting kadang memang sulit kalau budaya di kantor kamu kurang disiplin. Padahal tiap individu juga punya tanggung jawab masing-masing di mejanya, begitu pun bos, pasti punya acara dan meeting lain di dalam ataupun luar kantor. Sebagai organizer, kamu berhak menentukan waktu dan membagi durasi tiap agenda. Para peserta juga harus patuh dan menghargai rundown yang sudah kamu susun tersebut. Peserta yang datang terlambat adalah salah satu faktor yang membuat durasinya jadi lebih lama. Bagaimanapun, budaya jam karet perlu dipangkas agar setiap meeting bisa mulai tepat waktu sesuai rencana dan tiap agendanya juga terlaksana.
5. Conference call, efektif kah?
Biasanya meeting dengan cara conference call dilakukan oleh perusahaan multinasional atau yang kliennya memang ada di luar kota ataupun beda negara. Meeting lewat conference call memang terbilang praktis, tanpa mobilitas yang memakan waktu lama tiap peserta bisa terhubung dengan aplikasi yang mendukung satu sama lain bisa saling mendengar dan melihat lewat layar komputer atau laptop.
Tapi, tidak ada jaminan semua orang mencatat, menyimak, dan tidak terdistraksi dengan hal lain saat conference call. Jadi, salah satu cara agar pertemuan ini bisa lebih menghasilkan adalah mengurangi conference call. Memang akan ada bujet ekstra untuk traveling dan mengumpulkan para peserta, tapi saat ada di ruangan yang sama, kecil kemungkinan kamu atau undangan bisa melakukan hal lain di saat meeting berlangsung. Sementara kalau conference call, bisa saja dilakukan saat sedang ada di kafe, atau bahkan di rumah.
6. Ganti suasana baru, meeting di luar kantor
Meeting di ruangan kantor kadang jadi rutinitas yang membosankan. Selain sudah sangat sering dihadapi, lokasi yang itu-itu saja juga menambah rasa jenuh. Untuk meeting besar seperti saat tengah atau akhir tahun, kamu bisa memilih lokasi di luar kantor untuk menyegarkan pikiran dan menambah semangat tim. Misalnya, memilih restoran dengan gaya klasik atau menu yang khas, sekaligus memberi perasaan senang dan excited pada para peserta meeting.
Akan ada pengeluaran khusus tapi selama bujet yang harus dikeluarkan masih wajar menurut pihak manajemen kantormu, meeting di luar kantor akan menyenangkan dan suasana baru bisa jadi mendatangkan ide segar buat para peserta. Apalagi kalau ruang di restoran yang kamu pilih cukup luas dan memberi ruang gerak lebih untuk tiap orang bergerak. Pemimpin sekelas Steve Jobs saja senang dengan setting tempat meeting yang memberi ruang untuk dia bisa berjalan, karena dengan berjalan dia rasa kerja otaknya akan lebih terpacu.
7. Meeting dengan pimpinan yang benar “memimpin”
Satu lagi cara agar meeting bisa menghasilkan solusi dan membawa konklusi baru. Tentu saja, pertemuan ini harus dibawakan oleh konduktor yang handal. Pemimpin yang bisa membawa aura semangat dan positif ke dalam ruangan meeting juga akan membantu anak buahnya untuk lebih berani sekaligus bertanggung jawab dengan ide yang dikemukakan. Keahlian lainnya yang harus dipunyai pemimpin meeting adalah mengondisikan agar materinya bisa mengalir terus, tidak stagnan pada satu bahasan saja. Besar kemungkinan, pertemuan akan lebih produktif dan waktu yang digunakan tidak terbuang begitu saja.
Ketujuh cara tadi hanya sebagian kecil dari banyak trik lain agar meeting bisa lebih produktif. Di zaman serba digital dan pergantian informasi serba cepat, sudah seharusnya meeting tidak lagi jadi ritual buang waktu dan kegiatan yang malah menunda pekerjaan utama. Baik sebagai pimpinan atau anggota tim, tentu kamu harus ikut ambil bagian agar meeting yang dijadwalkan berjalan optimal, bisa mulai dari hal sederhana seperti tidak datang terlambat dan menyisihkan dulu gadget selama meeting berlangsung.
